Se alguém pedir na sua empresa informações sobre determinado procedimento que aconteceu há cinco anos, os dados estarão facilmente disponíveis? E se for algo realizado há 10 anos? Se sua resposta for NÃO, então um item importante da ISO 9001:2015 merece mais atenção. Estamos falando do Controle e Documentação de Informações. A nova versão da norma determina que todos os processos, produtos ou serviços precisam ser controlados e documentados no Sistema de Gestão de Qualidade das empresas. Quando o assunto é documentação do sistema, a certificação apresentou uma grande evolução nos últimos anos. Até 1987, a ISO focava os procedimentos. Assim, para obter a norma, as empresas precisavam construir praticamente uma fábrica de procedimentos, o que foi motivo de traumas para as organizações. Já em 1994, e depois em 2000, os documentos obrigatórios eram mínimos e as empresas praticamente abandonaram a prática da documentação de dados. Em 2008, por sua vez, o assunto era tratado como “informação documentada em documentos e registros”. O termo, no entanto, dificultou a compreensão e interpretação dos auditores, especialmente porque não é possível saber o que e como os dados deveriam ser documentada. Para evitar dúvidas, além da troca da nomenclatura, a ISO 9001:2015 prevê que as empresas aproveitem a tecnologia para facilitar a documentação dos processos. Assim, as organizações devem avaliar as informações consideradas relevantes, independente da mídia que for utilizada, seja software, desenhos, maquetes, fotos ou papel. Com a flexibilidade da nova versão, as empresas são orientadas a documentar o que é considerado fundamental para alcançar seus objetivos. A intenção da certificação é trazer benefícios internos como: • Permitir a comunicação da informação; • Manter a conformidade dos processos, produtos e serviços internos; • Conservar e compartilhar o conhecimento da organização • Divulgar as experiências da empresa Ao contrário do que costuma-se pensar, o objetivo da ISO 9001 não é ampliar a burocracia nas empresas, mas uma forma de garantir uma base de dados para auxiliar em futuras decisões. O principal ponto é que as informações precisam ser documentadas em formatos flexíveis e organizados. Assim, quando for necessário, determinado detalhe (processo, sistema ou serviço) será facilmente encontrado. A sugestão é que, antes de começar a arquivar papéis, as empresas façam uma análise dos documentos internos e identifique o que são oportunidades para futuras necessidades. Em síntese, a ISO 9001:2015 utiliza duas expressões para atender aos requisitos: • Manter informação documentada; ou seja, são procedimentos, manual da qualidade, planos da qualidade, desenhos técnicos, instruções de trabalho ou especificações da ISO 9001:2008 que já estavam em conformidade com o Sistema da Gestão da Qualidade. • Reter informação documentada como evidencia, ou seja, documentos necessários para atender as regras, que possui resultados obtidos ou atividades realizadas Como já foi dito anteriormente, não existe mais um Manual de Qualidade interna, mas ele pode ser utilizado (e documentado) para facilitar que os requisitos da ISO 9001:2015 sejam atendidos. Em dúvida de como documentar os seus processos? Fale com a Qi Consultoria!